Voicy Journal

コミュニケーションツールを変更!Slackに移行してよかったこと3つ

コミュニケーションツールを変更!Slackに移行してよかったこと3つ

こんにちは!広報の田ケ原です。
今回はVoicy社内のコミュニケーションツールを移行した話を紹介していきます!

実はVoicy、もともと2つのチャットツールを使い分けていました。しかし、これでは連絡方法が煩雑です。組織が大きくなるにつれてチャットコミュニケーションが課題になることも増えました。

そこで、チャットコミュニケーションをSlackに一本化することに。推進チームが作られ、このプロジェクトをPMの野村(のむのむ)、高沢(かおりん)が引き受けてくれました。

左がのむのむ。右はかおりんです(^^)

今回はそんな2人に、なぜSlackを導入するに至ったか、移行の際の課題、導入したことによるメリットなどをざっくばらんに話してもらいます!

チャットツールを変更したい企業の方の参考になれば幸いです。

座談会を通して改めて確認できたSlackに移行してよかったこと3つ
1:コミュニケーションツールを統一で煩雑さを解消
2:情報のオープン化で仕事効率アップ
3:社内コミュニケーションの活発化で一体感UP

「もっとよくできる」入社後すぐに感じた課題を解消へ

かおりん:もともとはVoicy収録アプリのリニューアルに向けて動き始めたことがきっかけなんです。開発チームのプロジェクトを正確に進めるためには、スケジュール管理の他に、関連するドキュメントなどを一元管理して、開発をスムーズにする体制が必要でした。

例えば、これから作成する資料のフォーマットを揃えたり、フォルダを作成したり。今回はアップデートではなくリニューアルだったので、前の仕様をすぐに確認できるように資料を集める必要もありました。

そうして整理し始めると、その場の勢いで作った資料が各ツールに点在していることに気付いたんですよね。

のむのむ:そこでまず、社内で使ってるツールの洗い出しから始めました。そもそも今のツールで適正なのか、変えたほうがいいのかなどを整理するところからだ、と思ったんです。

各ツールとも全メンバーが利用していたので、社内にもアンケートを実施しました。その一番初めのアンケートで「変更したい点はありますか?」と聞いてみたんです。

その回答で一番多かったのが、チャットツールの変更でした。資料も点在していたのですが、それ以上に、2つのツールを利用していたことで連絡自体が煩雑だったことにも原因があるんじゃないかと思いました。

かおりん:私を含めこの2人はちょうど入社したタイミングでした。ちょっとした違和感や、もっとよくできるポイントに気づきやすかったのかなと思います。

だからこそ、きっともっとよくできると思って、資料の整理と一緒にチャットツールの移行も進めてみよう!ということになりました。

大事にしたいことと実現したいことを明確に

のむのむ:先ほどもありましたが、全ツールの洗い出しをして、アンケートを取るところから始めました。その回答結果から改善したほうがよさそうなことをすくい上げつつ、会社の方針とすり合わせながら、優先順位を決めて取り組んでいくことにしました。

一番大事にしたことは、Voicyとしてどういうコミュニケーションを大事にしたいかを明確にすることです。

私たちは、情報をオープンにすることで、主体性を持って仕事をしやすい環境にすることが一番Voicyらしく働けることにつながるかなって考えました。そうすることで、他の部署がどういったコミュニケーションで仕事を進めているかを把握しやすくなりますし、業務を効率的に進めやすいはずだと考えたんです。

かおりん:意図せずクローズドになってしまった情報を見逃してしまうと、キャッチアップできなかったメンバーの仕事がしづらくなると思いました。なにより管理する側もチームの権限を把握しきれていなかったので、この課題は解決すべきだよね、と話していましたね。

「自分ごと化」で協力を募る

のむのむ:これまでやってきた文化を大事にした上でツールを変更したいという思いが強かったです。なので、「言われたから変える」という雰囲気にならないように意識していました。

アンケートでも「変更することになったら協力してくれますか?」と任意解答欄を設けて、協力を募っていました。

かおりん:こういうのってどうしても他人ごと化されやすいんですよね。前職ではアンケートの返信ですらなかなか集まらなかったです。でも、Voicyはみんなアンケート答えてくれました。しかも、プッシュしなくても答えてくれるんで本当にすごいなと。

回答も、「必要があればもちろん協力する!」と好意的なものばかりで、入社してすぐだったこともあり本当に驚きました。

要望を活かしたルールの整備

のむのむ:このプロジェクトでの一番の山はチャンネル整理です。2つのチャットツールを使い分けていたので、そもそも全部で何個、どんなスレッドがあるかを誰もわかっていませんでした。本当に大変でしたね…。

照らし合わせる際には、各職種で一番多くのスレッドに入ってそうな人に声かけていきました。スプレッドシートに知っている限りのスレッド名をコピーしてもらって、洗い出した各スレッドの目的を確認して…。

そうやって整理していると、最終的に、チャンネル数を減らすことになりました。都度作ることも多かったようで、同じような目的のスレッドが乱立してしまっていたんです。なので、利用されていなかったものは作り直さずに、似ているものは統合してできるだけシンプルにしました。

かおりん:チャンネル整理と並行して、Slackの使い方や基本方針がわかるようにまとめていきました

例えば、チャンネル作成時のガイドライン。

カテゴリー(ビジネスや開発)ごとにプレフィックスと呼ばれる共通項をつくってわかりやすくしました。それから、メンバーからの希望を受けて、アルファベットでの検索性を考慮しつつ、日本語での識字のしやすさも考慮した命名ルールを決めました。

情報をオープンにしたかったので、チャンネルを立てる際にはオープンにすることも周知しました。

参照 http://bit.ly/2kpmXRz

かおりん:あとはSlackで利用できるようになる機能、逆にできなくなる機能の周知をしていきました。

できなくなることには他の仕組みを取り入れて、変更後もできるだけスムーズに業務に取り組めるように整備しました。例えば、AsanaやInstaganttのようなタスク管理ツールをSlackと連携し、使い方などの啓蒙活動も行いました。

連携や権限周りの整理はほぼ同時に並行して進めました。結局、このプロジェクトは始まってから終了するまで、大体3ヶ月ほどかかりました。

ポジティブな変化でコミュニケーション増加へ

のむのむ:人事メンバーの運用は特に楽になったんじゃないかなと思います。

そもそも全部でいくつチャットグループがあるかわかっていない状態だったので、メンバーが増える度に各スレッドに追加していくのはやっぱり大変だったと思います。そこが解消されたのはかなり良かったんじゃないかと思いますね。

かおりん:単純に連絡の手間も減ったと思います。2つのツールを使い分けていたので、煩雑さが解消されました。

エンジニアは他のシステムやアプリと連携させることができるので、システム側の通知について確認しやすくなったと思います。

以前はスレッドに入っていないと見れない情報も多かったので、あとから「え、そんなところでこんな会話がされてたの!?」っていうのがあったんですが、それがなくなった気がします。

あとは、 #clubで部活動ができたり、#timesで業務の進捗を可視化したり、スタンプ使ったり。メンバーのコミュニケーションが増えた気がします。

クライアントさまとの共有チャンネルが作れるのも便利です。連絡ツールが統一できるので、ビジネス側だけじゃなく、開発チームにも入ってみてもらえるようにしやすくなりました。先方にも開発チームを身近に感じてもらえるようになりました。

今回はSlack移行プロジェクトの当時を振り返ってみました。
Voicy流のSlack文化については、またご紹介します!

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この記事を書いた人

株式会社Voicy広報田ケ原 恵美
2017年4月、文化放送とVoicyのコラボ企画で生まれた「働き女子♪パーソナリティ」1期生に選出され、ボイスメディア「Voicy」でチャンネルを開設。現在株式会社アトラエ様よりスポンサード中です。2018年には株式会社Voicyに広報としてジョインし、「Voicy」や企業の魅力を発信しています。
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